1. Inleiding

Reusemate B.V. (hierna: “Reusemate”, “wij” of “ons”), gevestigd te Nederland en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98934988, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Reusemate biedt een B2B-platform voor circulaire sloopprojecten, waarmee zakelijke gebruikers inventarisaties kunnen uitvoeren, herbestemmingen kunnen vinden en rapportages kunnen genereren. Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en verwerken deze in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij streven ernaar de verwerking van persoonsgegevens tot een minimum te beperken. Wij verwerken uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze dienst.

2.1 Accountgegevens van onze klanten

Bij het aanmaken van een account verwerken wij de volgende gegevens van medewerkers van onze zakelijke klanten:

naam en achternaam van de contactpersoon;
zakelijk e-mailadres;
bedrijfsnaam en functie;
inloggegevens (versleuteld opgeslagen).

2.2 Gegevens ingevoerd door klanten

Onze klanten kunnen in het kader van hun projecten zakelijke contactgegevens van hun eigen relaties invoeren in de applicatie, bijvoorbeeld namen en contactgegevens van opdrachtgevers, afnemers of onderaannemers. Reusemate treedt ten aanzien van deze gegevens op als verwerker; de klant is verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken hierover zijn vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst.

2.3 Technische en gebruiksgegevens

Bij het gebruik van onze applicatie verwerken wij beperkte technische gegevens, zoals IP-adressen in serverlogbestanden. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het waarborgen van de beveiliging en het functioneren van de dienst.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Doeleinde	Grondslag (AVG)
Het aanmaken en beheren van accounts	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Het leveren en verbeteren van onze dienst	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
AI-ondersteunde functies (inventarisatie, documentanalyse)	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Communicatie over de dienst en ondersteuning	Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b)
Beveiliging en voorkoming van misbruik	Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f)
Voldoen aan wettelijke verplichtingen	Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c)

4. Gebruik van AI-diensten

Reusemate maakt gebruik van AI-diensten van derden (OpenAI en Google Gemini) voor het ondersteunen van inventarisaties en het automatisch uitlezen van documenten. Hierbij worden de volgende waarborgen gehanteerd:

Er worden geen persoonsgegevens naar AI-diensten verstuurd, tenzij deze onvermijdelijk onderdeel zijn van het door de klant aangeleverde bronmateriaal (bijvoorbeeld namen op begeleidingsbrieven).
De AI-diensten worden niet gebruikt om profielen van personen op te stellen of geautomatiseerde besluiten te nemen met rechtsgevolgen.
Wij maken gebruik van zakelijke API-contracten waarbij de ingevoerde gegevens niet worden gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

5. Ontvangers en sub-verwerkers

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met derde partijen die noodzakelijk zijn voor het leveren van onze dienst. Met al deze partijen zijn passende verwerkersovereenkomsten gesloten.

Sub-verwerker	Dienst	Locatie
Supabase (gehost op AWS)	Platform-as-a-Service, database en authenticatie	EU (Frankfurt, Duitsland)
Cloudflare	DNS, netwerkbeveiliging en server-side applicatielogica (Workers)	Wereldwijd (EU-instellingen)
Simple Analytics	Cookieloze, privacyvriendelijke websitestatistieken	EU (Nederland)
OpenAI	AI-diensten voor inventarisatie en documentanalyse	VS (met passende waarborgen)
Google (Gemini)	AI-diensten voor inventarisatie en documentanalyse	EU / VS (met passende waarborgen)
GitLab	Softwareontwikkeling en projectmanagement (geen opslag van eindgebruikersgegevens)	EU / VS

Een actueel overzicht van sub-verwerkers is beschikbaar via onze verwerkersovereenkomst.

6. Doorgifte buiten de EU/EER

Onze primaire gegevensopslag vindt plaats binnen de Europese Unie (AWS-regio Frankfurt). Voor zover gegevens worden verwerkt door AI-diensten met servers buiten de EU/EER, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende technische maatregelen, in overeenstemming met de AVG.

7. Cookies

Onze website en applicatie maken uitsluitend gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van de dienst, zoals sessiecookies voor authenticatie. Wij plaatsen geen tracking- of analytische cookies. Voor websitestatistieken maken wij gebruik van Simple Analytics, een privacyvriendelijke analysedienst die geen cookies plaatst, geen persoonsgegevens verzamelt en volledig in de EU is gehost. Voor de strikt noodzakelijke functionele cookies is geen toestemming vereist.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.

Accountgegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en worden verwijderd binnen een redelijke termijn na beëindiging, tenzij wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn.
Projectgegevens (inclusief eventuele contactgegevens van derden) worden bewaard zolang het project actief is en worden na afloop verwijderd conform de afspraken met de klant.
Serverlogbestanden worden maximaal 90 dagen bewaard.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Hieronder vallen onder meer:

versleuteling van gegevens in transit (TLS) en in rust;
toegangsbeperking op basis van het need-to-know-principe;
regelmatige back-ups;
versleutelde opslag van wachtwoorden.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage – u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie – u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op verwijdering – u kunt verzoeken uw gegevens te wissen.
Recht op beperking – u kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
Recht op overdraagbaarheid – u kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat ontvangen.
Recht van bezwaar – u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

U kunt uw verzoek indienen door contact met ons op te nemen (zie hieronder). Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Indien u van mening bent dat wij uw gegevens niet correct verwerken, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met:

Reusemate B.V.

KvK-nummer: 98934988

E-mail: [email protected]

12. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij substantiële wijzigingen informeren wij onze klanten actief.